取引先連絡・進捗管理｜2時間おきの自動巡回を実運用中
Chatworkを2時間おきに巡回し、進捗の記録と返信案まで作成
対象ルームの本文・添付・リンク先を確認し、進捗ノートを更新。必要な返信案まで下書きし、送信は必ず人が判断します。
Chatworkの巡回実測値
- 手動
- 気づいたとき
- AI社員が自動
- 2時間おき
2時間おきの巡回頻度は実運用値です。返信案は作成しますが、送信は必ず人が判断します。
現在地対象ルームを8〜20時の間に2時間おきで巡回し、進捗ノートと返信案を更新する仕組みを実運用しています。送信は自動化せず、必ず人が判断します。
- 2時間おき
- 対象ルームを自動巡回
- 8〜20時
- 毎日の巡回時間帯
- 人が判断
- 返信の送信
WORKFLOW
新着の確認から返信判断まで
定時巡回
2時間おきに新着を確認
内容を読む
本文・添付・リンク先を確認
進捗を更新
案件ノートと返信案を作成
人が判断
内容を確認してから送信
どんな仕組み？
対象ルームの新着メッセージを確認し、本文だけでなく添付ファイルとリンク先も読み取ります。案件ごとの進捗ノートを更新し、対応が必要な内容には返信案を下書きします。
こんな課題がありました
取引先との連絡を担当者が都度確認していたため、新着への気づきが遅れたり、添付やリンク先にある重要な更新を進捗記録へ反映し忘れたりしていました。
こう実装しました
8〜20時の2時間おき巡回、新着判定、本文・添付・リンク先の確認、案件別の進捗ノート更新、返信案の下書きを一つの流れにまとめました。
確認できている数字
2時間おきの巡回を実運用しています。巡回時刻と処理内容は記録し、外部への返信は自動送信せず、必ず人が内容を確認して判断します。所要時間は計測していないため掲載していません。
